Contractmanagement in tijden van Corona – FIDIC

FIDIC is een veelgebruikte contractvorm die de adviseurs van Aratis gebruiken in hun dagelijkse werkzaamheden, maar wat houdt een dergelijk contract nog in tijdens een crisis zoals Corona? Hoe houdbaar zijn contractuele afspraken? Is er sprake van een overmachtssituatie? Hoe gaan we om met de nieuwe richtlijnen en maatregelen vanuit de overheid? Ook in deze situatie delen wij graag onze expertise in contractmanagement.

Management van contractuele afspraken vraagt om heldere en tijdige in- en externe communicatie, ook in onzekere tijden. De instrumenten voor contracten in het FIDIC Yellow Book 1999 en alles wat daarover met wederpartij(en) wordt afgesproken, zijn daarbij onverminderd van toepassing. Onzekerheid over een mogelijk appèl op die beschikbare contractuele instrumenten is begrijpelijk. Kortom, veel ongewone aandachtspunten en acties die zich niet direct zullen vertalen in output, verheldering of zekerheden.

Er zijn diverse contractvormen beschikbaar, maar in dit artikel ligt de focus op FIDIC Yellow Book 1999. In een volgende editie zal UAV-GC besproken worden.

Let wel, de verwijzingen hieronder betreffen de ongewijzigde FIDIC artikelen, specifiek overeengekomen aanpassingen bepalen mede de positie.

Force Majeure (artikel 19 in FIDIC Yellow Book 1999) geeft richting bij de vraag of en in hoeverre er sprake is van een overmachtssituatie, niet meer of minder dan dat. Het is geen vangnet voor onvoorziene situaties van de buitencategorie, zoals de Corona pandemie, maar een weg er doorheen. Belangrijke stappen op die weg zijn:

  • Kwalificeer
    Op enig moment bestaat het vermoeden dat een overmachtssituatie plaatsvindt, waardoor nakoming van specifieke contractuele afspraken op het spel staat. De hierna volgende stappen zullen helpen bij het bepalen hiervan met de artikelen 19.1 (a) tot en met (d) van FIDIC Yellow Book 1999 in het achterhoofd.

 

  • Communiceer
    Bepaal bij wie deze ontstane overmachtssituatie gemeld moet worden en kijk daarbij naar de hele contractuele keten. Richtlijnen hiervoor zijn de afgesproken termijnen ten aanzien van het eerste moment waarop de overmachtssituatie werd onderkend. Dit kan een kwestie van dagen zijn, maar ook een melding achteraf heeft geregeld zin. Wellicht ligt de reden ook in een melding die ontvangen werd vanuit de keten. Zorg er ook voor dat de interne verslaglegging goed wordt georganiseerd.
    [Referentieartikel 1.3, 19.2 en 19.4. Ook referentieartikel 19.5 kan hierbij relevant zijn.]

 

  • Mitigeer
    Welke acties kunnen op grond van het contract genomen worden die redelijkerwijs in het vermogen liggen om verergering van de impact van de niet-nakoming te voorkomen? Is er afstemming met de wederpartij(en) nodig om tot realisatie van deze acties te komen?
    [Referentieartikel 19.3]

 

  • Kwantificeer
    In hoeverre staat nakoming van de contractuele afspraken daadwerkelijk op het spel en hoe specifiek is de analyse omtrent milestones, project interfaces en overall planning.

 

  • Implementeer
    De gevolgen van een Force Majeure event leiden voor de contractor tot een verzoek tot verlenging van de time for completion en tot vergoeding van de kosten.
    [Referentieartikel 19.4 tegen de achtergrond van het regime onder referentieartikel 20.1]

 

Partijen zullen zich blijvend moeten conformeren aan het recht dat ze van toepassing hebben verklaard, daarbij horen ook de nu geldende overheidsmaatregelen. Houd daarbij wel de mogelijke impact van referentieartikel 19.7 in beeld. Ook formele wijzigingen in wet- en regelgeving of de handhaving daarvan kunnen een rol spelen. [Referentieartikel 13.7]

Uiteindelijk zullen partijen zich moeten realiseren dat een Force Majeure event een gezamenlijk probleem is. De contractuele stappen moeten genomen worden om de juridische positie niet te verspelen, maar boven alles verdient het de aanbeveling om samen tot een oplossing te komen. Gelukkig is dat in FIDIC Yellow Book 1999 goed geborgd door middel van de onpartijdige Engineer.

Heeft u na het lezen van dit artikel vragen of wilt u een beroep doen op de expertise van Aratis? Neem dan contact met ons op via info@aratis.nl. Onze ervaren adviseurs denken graag met u mee.